Widok konspektu w MS Word i dzielenie dużych dokumentów według nagłówków poziomu pierwszego.

Strona poświęcona programowi JAWS

Widok konspektu w MS Word i dzielenie dużych dokumentów według nagłówków poziomu pierwszego.

Mapa dokumentów w programie Word 2007 zapewnia łatwą nawigację w długich dokumentach. Możemy nawigować po nagłówkach lub stronach. Zapewnia również widok struktury całego dokumentu.
Jednak mapa dokumentu nie jest dostępna dla czytnika ekranu JAWS, dlatego odpowiednim zamiennikiem dla Word 2007 jest widok konspektu.
W programie Word 2010 oraz nowszych dodano okienko nawigacji, funkcjonalnie podobne do mapy dokumentu w programie Word 2007. W oknie nawigacji w programie Word 2010 i nowszych dodano kilka funkcji, takich jak zakładka Znajdź i możliwość reorganizacji dokumentu poprzez przeciąganie i upuszczanie nagłówków.

  1. Co to jest konspekt?
    Konspekt to hierarchiczna struktura dokumentu, którą tworzą jego nagłówki i nagłówki podrzędne. Konspekt tworzą tytuły wszystkich rozdziałów i podrozdziałów, a na tej podstawie dopiero powstaje dokument lub książka. W ramach szablonu Normal.dotm program Word jest wyposażony w dziewięć stylów wbudowanych, które umożliwiają tworzenie struktury konspektu. Konspekt przedstawia sposób organizacji dokumentu i ułatwia modyfikację jego struktury.
  1. Widok Konspekt.
    W programie Word jest dostępny specjalny widok Konspekt przeznaczony do pracy z konspektami. Aby włączyć widok Konspekt, przejdź na zakładkę Widok i w sekcji Widoki kliknij przycisk Konspekt. Można też skorzystać ze skrótu klawiszowego:
    Alt, a następnie O, U. (znak ‚,’, przecinek, oznacza, że klawisze należy naciskać pojedynczo)
    W widoku Konspekt program Word automatycznie tworzy wcięcia nagłówków, aby pokazać istniejące między nimi relacje. Możemy wyświetlić lub ukryć określony poziom konspektu. Narzędzia do pracy z konspektem znajdują się na zakładce Tworzenie konspektu tuż nad oknem dokumentu. Aby wyświetlić określony poziom konspektu, wybieramy odpowiadającą mu opcję z listy rozwijanej Pokaż poziom w sekcji Narzędzia tworzenia konspektu. Jeśli chcemy, aby wszystkie poziomy konspektu były jednocześnie pokazywane, wybieramy opcję Wszystkie poziomy. Inna opcja dostępna na zakładce Tworzenie konspektu to Pokaż tylko pierwszy wiersz. Jeśli zaznaczymy pole wyboru Pokaż tylko pierwszy wiersz, program będzie wyświetlał pierwszy wiersz każdego akapitu dokumentu. Zaznaczenie pola wyboru Pokaż formatowanie tekstu powoduje wyświetlanie szczegółów formatowania konspektu.
    Jest również możliwa zmiana kolejności nagłówków i tekstu podstawowego, przenoszenie ich w górę lub w dół. Możemy podnosić poziom nagłówka. Polega to na zmianie tekstu podstawowego na nagłówek lub podwyższeniu poziomu nagłówka, na przykład zmianie z Nagłówek 6 na Nagłówek 5 lub go obniżać. Służą do tego przyciski dostępne w sekcji Narzędzia tworzenia konspektu lub skróty klawiszowe opisane poniżej.
    Widok Konspekt nie tylko pozwala utworzyć strukturę dokumentu, ale również ułatwia pracę z długim dokumentem. Jeśli włączymy widok Konspekt i zwiniemy cały tekst dokumentu z wyjątkiem nagłówków, to otrzymamy spis treści, w ramach którego możemy się szybko i prosto przemieszczać. Aby przejść do pracy nad konkretnym podpunktem, umieszczamy kursor w jego nagłówku i aktywujemy przycisk Rozwiń na zakładce Tworzenie konspektu. Po zakończeniu pracy z rozdziałem umieszczamy kursor w jego nagłówku i aktywujemy przycisk Zwiń.
    Zaznaczenie nagłówka, pod którym znajduje się zwinięty tekst podrzędny, powoduje jednocześnie zaznaczenie zwiniętego tekstu podrzędnego, mimo że jest on niewidoczny. Wszelkie zmiany dokonywane w nagłówku, takie jak przenoszenie, kopiowanie lub usuwanie go, mają także wpływ na zwinięty tekst podrzędny.
  1. Dokument główny i dokumenty podrzędne.
    Aby ułatwić obsługę dużych dokumentów oraz umożliwić pracę nad nimi zespołowi osób, program Word oferuje funkcję podzielenia dokumentu na dokument główny i będące jego częścią dokumenty podrzędne. Dokument główny to dokument programu Word, który zawiera zbiór dokumentów podrzędnych. Jeśli na przykład piszemy podręcznik, możemy utworzyć dokument główny reprezentujący cały podręcznik, zawierający np. 25 dokumentów podrzędnych, reprezentujących poszczególne rozdziały podręcznika. Pracując wewnątrz dokumentu głównego, możemy modyfikować zarówno dokument główny, jak i dokumenty podrzędne. Podobnie, gdy pracujemy w dokumencie podrzędnym, dokonane modyfikacje są zapisywane również w dokumencie głównym. Utwórz nowy katalog i umieść w nim dokument główny i składające się na niego dokumenty podrzędne. Nie wolno przenosić dokumentów podrzędnych w inne miejsce.
  1. Tworzenie dokumentu głównego.
    Sposób tworzenia dokumentu głównego jest uzależniony od tego, czy istnieją już dokumenty podrzędne, które chcemy połączyć za pomocą dokumentu głównego, czy będziemy tworzyć całość od początku. Jako dokument główny możemy również wykorzystać już istniejący dokument Microsoft Word, nie utworzony w widoku konspektu.
  1. Przydatne skróty klawiszowe do pracy w widoku konspektu.
    Uwaga: W zapisie skrótów klawiszowych znak ‚+’, plus, oznacza, że klawisze naciskamy jednocześnie.
  • Alt + Shift + strzałka w lewo- Wybierz następny nagłówek lub styl poziomu listy
  • Alt + Shift + strzałka w prawo- Wybierz poprzedni nagłówek lub styl poziomu listy
  • Ctrl + Shift + N- Zmień nagłówek na zwykły tekst
  • Alt + Shift + strzałka w górę- Przenieś wybrany nagłówek (z akapitami) w górę
  • Alt + Shift + strzałka w dół- Przenieś wybrany nagłówek (z akapitami) w dół
  • Alt + Shift + numeryczny plus- Rozwiń tekst pod nagłówkiem
  • Alt + Shift + numeryczny minus- Zwiń tekst pod nagłówkiem
  • Alt + Shift + A- Rozwiń lub zwiń cały tekst lub nagłówki
  • / (ukośnik) na klawiaturze numerycznej- Ukryj lub wyświetl formatowanie znaków
  • Alt + Shift + L- Pokaż pierwszy wiersz tekstu głównego lub cały tekst treści
  • Alt + Shift + 1, na głównej części klawiatury. Pokaż wszystkie nagłówki do stylu Nagłówek n
  • Alt + Shift + n- gdzie n, to liczba naturalna od 1 do 9.
  • Ctrl + Tab- Wstaw znak tabulacji, wstaw wcięcie
  1. Procedura tworzenia dokumentu głównego oraz dokumentów podrzędnych.
    Naszym dokumentem wyjściowym niech będzie przygotowany wcześniej w MS Word dokument znajdujący się w załączniku. Poniżej pokażemy, jak dokument Word zamienić na dokument główny (konspekt roboczy) oraz jak tworzyć dokumenty podrzędne. Plik z załącznika należy zapisać na dysk komputera i skopiować do naszego katalogu roboczego, w którym będą również dokumenty podrzędne.
  1. Aby podzielić plik MS Word na mniejsze pliki według nagłówków poziomu pierwszego, będą to nasze dokumenty podrzędne, wykonaj poniższe kroki:
    Otwieramy przykładowy dokument Word, a następnie przechodzimy do widoku konspektu, na zakładce ‚Widok’.
    Skrót klawiaturowy to: Alt, a następnie O, U.
  2. Zwijamy wszystkie nagłówki naciskając
    Alt + Shift + A.
  3. Wyświetlamy tylko nagłówki poziomu pierwszego, naciskając
    Alt + Shift + 1, na głównej części klawiatury.
    Możemy także nacisnąć Alt, aby przejść na zakładkę tworzenie konspektu, a następnie do elementu ‚Pokaż poziom Pole kombi’, i wybrać z listy Poziom 1.
  4. Naciskamy Alt, aby przejść na wstążkę i zaznaczamy przycisk ‚Pokaż dokument’, w części Dokument główny, w zakładce ‚Tworzenie konspektu’.
  5. Przechodzimy na początek nazwy nagłówka, który chcemy zapisać w oddzielnym dokumencie, na przykład do nagłówka ‚Skróty klawiszowe’, na pierwszą literę, i przywołujemy do niej kursor JAWS, naciskając Insert +  numeryczny minus.
  6. Zaznaczamy cały nagłówek pierwszy, wraz z nagłówkami poziomów 2, 3, itp. i zawartą w nich treścią, naciskając i przytrzymując klawisz Ctrl, a następnie naciskamy lewy przycisk myszy na części numerycznej (numeryczny /).
    JAWS mówi nam, ile tekstu zostało zaznaczone. 5. Przywołujemy kursor PC.
    6. Na karcie tworzenia konspektu naciskamy przycisk „Utwórz” albo stosujemy skrót klawiszowy Alt, a następnie U, U.
  7. Zapisujemy utworzony właśnie konspekt pod inną nazwą, naciskając klawisz F12 i podając nazwę, na przykład Konspekt-roboczy’, i naciskamy klawisz Enter.
  8. Powtarzamy procedurę od punktu 5., do punktu 7., dla innego nagłówka poziomu pierwszego. Po każdym kroku zapisujemy zmiany do pliku konspektu naciskając Ctrl + S.
    Poszczególne pliki podrzędne zapisują się w tym samy katalogu roboczym, w którym znajduje się główny plik konspektu, w naszym przypadku konspekt-roboczy.docx. Po zakończeniu tworzenia dokumentów podrzędnych, zamykamy widok konspektu, przycisk ‚Zamknij’, w zakładce narzędzia tworzenia konspektu, a następnie zamykamy program Word.
    Jeżeli w nowej sesji otworzymy nasz konspekt i będziemy chcieli dodać kolejne pliki podrzędne, to w punkcie 4., musimy dodatkowo zaznaczyć przycisk Rozwiń dokumenty podrzędne.
  1. Zmiana położenia i edycja dokumentów podrzędnych.

Aby zmienić strukturę dokumentu głównego, można dodać, usunąć, połączyć lub podzielić dokumenty podrzędne. Można również zmienić nazwę lub położenie dokumentu podrzędnego. Kiedy otworzymy dokument główny, konspekt roboczy, dokumenty podrzędne mają postać hiperłączy. Aby otworzyć dokument podrzędny, klikamy lewym przyciskiem myszy (numeryczny /), jego hiperłącze, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl.

Dokument podrzędny edytuje się tak samo, jak inne dokumenty programu Word.
Dokumenty podrzędne dziedziczą szablon dokumentu głównego, dzięki czemu mają jednolity wygląd. Aby wydrukować wszystkie dokumenty podrzędne, wystarczy wydrukować dokument główny.
Widok konspektu w MS Word posiada wiele przydatnych funkcjonalności i wart jest dogłębnego poznania przez użytkowników czytników ekranu, ponieważ może pomóc w codziennej pracy nad dokumentami Microsoft Word.


 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *